הטעות הנפוצה בהזמנת אוכל לאירוע היא להתחיל מהמספר שבהזמנה ולא מהמספר שבאמת מגיע. קידוש, סיום מסכת או ארוחת צוות במשרד: ברוב המקרים המארח מנחש, הקייטרינג מוסיף ליתר ביטחון, ובסוף נשאר הרבה אוכל, או שנגמר מוקדם מדי.
שלב 1: לספור את מי שבאמת מגיע
במקום להעריך, בקשו מהאורחים לאשר הגעה. שלוש שאלות מספיקות: האם מגיעים, כמה מבוגרים וכמה ילדים, והאם יש צמחונים או טבעונים. כשהאישורים מגיעים מוקדם, יש זמן לתקן את ההזמנה.
שלב 2: לתרגם אנשים למנות
כלל אצבע שעובד ברוב האירועים הוא לספור ילד כחצי מנה. מבוגר אחד ועוד שני ילדים הם שתי מנות, לא שלוש. את השאר כדאי לקבוע עם הקייטרינג, כי גודל המנה תלוי בתפריט: ארוחת בוקר קלה אינה ארוחת ערב.
שלב 3: לבחור מגשים לפי גודל
אצל רוב הקייטרינגים כל מגש מסומן ב"מתאים ל-X סועדים". חלקו את מספר המנות בגודל המגש, ועגלו למעלה רק במנות העיקריות. בסלטים ובתוספות אפשר בדרך כלל לעגל למטה.
שלב 4: לשריין זמן
לכל מנה יש זמן הכנה, ולכל מטבח יש קיבולת יומית. הזמנה שמגיעה יום לפני האירוע עלולה לגלות שחלק מהתפריט כבר לא זמין. כדאי לסגור את ההזמנה מוקדם, ולעדכן כמויות כשהאישורים מתעדכנים.
איך זה נראה במערכת: ב-RING המארח פותח אירוע ושולח קישור בוואטסאפ. האורחים מאשרים, והמערכת סופרת ילדים כחצי מנה וממליצה על מגשים וגדלים. אפשר לפתוח אירוע לדוגמה.
את הכלל הזה, ועוד כמה החלטות קטנות כמוהו, אנחנו מתעדים בשלב האפיון, כי מהן בנוי יום העבודה של הלקוח.
